Implémenter une solution de planification ne signifie pas simplement améliorer les tournées réalisées par les équipes mobiles. Son intérêt est de remettre à plat l’organisation des équipes et de définir une nouvelle organisation plus productive, partageant des règles connues de tous et qui auront été discutées, pour répondre au mieux aux ambitions de l'entreprise.
La gestion des personnes qui se déplacent à l'extérieur de l'entreprise est encore peu intégrée dans les systèmes d’informations des entreprises, à la différence des fonctions de prise de commandes, de gestion de la production ou de la gestion des stocks. En conséquence, la mise en place d’une
L’implémentation de cette solution signifie aussi une réorganisation de l’activité des équipes mobiles : uniformisation des processus, nouvelles méthodes, etc.
La mise en place d’une solution de planification des équipes mobiles induit un changement nécessaire du
La mise en œuvre d’une
L'étude d'opportunité a pour objectif de comprendre les enjeux et d’évaluer la faisabilité et la rentabilité du projet. Elle consiste à recenser en détail l’ensemble des paramètres de la planification (contraintes liées aux clients, spécificités de l’activité, caractéristiques des ressources, éléments structurants de l’organisation, …) et à définir de manière claire les objectifs (retour sur investissement, réduction des coûts, souplesse de l’organisation, rapidité de prise en charge des clients, …).
Cette étape permet de définir le cadre du projet, les impacts induits en termes de management, d'organisation et d'informatique et les résultats opérationnels et financiers attendus.
Cette étape, également appelée POC (Proof Of Concept), permet de valider la mise en place du projet auprès d'une cible restreinte d'utilisateurs et/ou sur un périmètre réduit (zone géographique, fonctionnalités…). Cette phase prévoit la mise à disposition de la solution, son paramétrage (contraintes métiers, profils utilisateurs, intégration de données…), la mise en place d'une méthodologie de travail ainsi que la formation des équipes projet.
C'est également au cours de cette phase que le prestataire définit avec son client le planning du projet, les rôles des différents intervenants ainsi que les moyens d'alerte et de prise de décision. Un bilan qualitatif et quantitatif sera dressé à l'issue de la période d'expérimentation : les résultats obtenus sont analysés et permettent de procéder à la recette du projet avant déploiement.
Dernière phase : la solution est implémentée pour toutes les ressources de l’entreprise. Suivant sa taille et son organisation, ce déploiement se déroulera en une ou plusieurs étapes.
De nombreux aspects peuvent entrer en jeu sur la durée de ce déploiement : l’acquisition de matériel informatique, le déploiement simultané d’un autre système (l’ERP lui-même, facturation, gestion de stock, …), l’équipement des équipes en terminaux mobiles, etc.
La mise en place de telles solutions signifie généralement le passage de méthodes manuelles à l’utilisation d’un logiciel ou d’un équipement informatique. Une des clés de la réussite du déploiement est la qualité de la formation et la vérification que ces nouveautés sont assimilées.
Au cours de toutes les phases, et principalement pendant la phase d’expérimentation, il est fondamental d’échanger avec les équipes terrain concernées afin de comprendre les impacts de la mise en œuvre de la solution de planification sur l’activité de l’entreprise. Les tâches sont-elles affectées aux bons intervenants ? Les durées de livraison ou d’intervention paramétrées dans le système sont-elles suffisantes ?
Ces échanges avec vos équipes mobiles vous permettront d'ajuster le paramétrage de la solution au plus proches de vos besoins. Les réponses permettent d’affiner les paramétrages, d’améliorer la qualité de la planification et de prendre en compte les suggestions des équipes, dans le but d’accroître la productivité globale.
Organiser les plannings des équipes mobiles est un processus en constante évolution : les éléments constitutifs des plannings de tournées changent régulièrement (nouveaux clients, nouvelles ressources), et les facteurs extérieurs évoluent (évolution des conditions de trafic, du coût du carburant et des ressources, changements organisationnels…)
Vous devez suivre de près les indicateurs de performance des tournées : coût, nombre de véhicules utilisés, temps passé en déplacement, …
Cela vous permettra d’affiner votre stratégie dans le temps. Il est important que la solution choisie fournisse un accès immédiat à ces différentes informations. Elle pourra également permettre une analyse décisionnelle sur la base d’un historique et de différents axes que vous souhaitez mesurer.
La mise en place d’une solution de planification d’équipes mobiles implique la prise de conscience
Elle nécessite également de bien appréhender les coûts réels et la durée de la mise en place de la solution. Si le projet est bien préparé, la solution choisie sera pertinente et le retour sur investissement sera d’autant plus rapide.