Toujours sur le terrain, vos livreurs, installateurs et techniciens ont beaucoup plus à gagner de la géolocalisation qu’ils ne l’imaginent. Votre entreprise aussi ! Tout dépend de la manière dont vous l’intégrez dans vos processus et dans vos chaînes applicatives.

La géolocalisation consiste à localiser un objet (ou une personne par l’intermédiaire d’un objet) sur un plan ou sur une carte numérique à partir de ses coordonnées géographiques récupérées par GPS ou via les réseaux de téléphonie mobile. En équipant vos équipes d’applications métiers utilisant les données de géolocalisation en temps réel, vous améliorez non seulement le suivi global de leur activité et leur sécurité, mais aussi les moyens dont ils disposent individuellement pour organiser leur temps et mener leurs missions de terrain plus efficacement.

Plus de sécurité lors des déplacements et interventions

Quel que soit le métier, quand on passe beaucoup de temps sur la route, on n’est jamais totalement à l’abri d’une panne, d’un incident ou d’un accident. , par son smartphone ou par un système embarqué dans le véhicule, permet à l’entreprise de savoir exactement où se trouve son collaborateur en difficulté et, s’il n’est pas en capacité de le faire lui-même, de déclencher plus rapidement l’intervention d’un dépanneur ou des secours en leur communiquant des coordonnées géographiques précises.

Autre problème de sécurité, en cas de vol du véhicule, celui-ci sera d’autant plus facile à retrouver qu’il sera pourvu d’un boîtier de géolocalisation – raison pour laquelle les gestionnaires de flotte d’entreprise tendent à généraliser ce type d’équipement, d’ailleurs exigé par certaines compagnies d’assurance. Cela ne résout pas le problème des vols de véhicules de livraison remplis de colis, ni les agressions/braquages dont peuvent être victimes les chauffeurs-livreurs. C’est la raison pour laquelle, la prudence recommande d’équiper également ces derniers d’une application à partir de laquelle ils peuvent envoyer facilement un SOS et être géolocalisés. Ce même type de dispositif sécurisera également les techniciens intervenant sur des installations ou des opérations pouvant présenter des risques pour leur sécurité physique.

Un suivi non intrusif

On le sait, utilisant la géolocalisation en temps réel sont souvent perçus par les salariés comme des outils de contrôle, pour ne pas dire de flicage… Mise en œuvre dans le strict respect des règles qui l’encadrent (voir ci-dessous), cette technologie permet pourtant aux managers de suivre l’activité de leurs collaborateurs sur le terrain de manière moins intrusive qu’en les appelant à tout bout de champ pour savoir où ils sont ou en exigeant d’eux qu’ils appellent l’entreprise à l’issue de chaque visite ou intervention. L’envoi automatique d’une notification lorsque le technicien reprend la route ou lorsqu’il clôture une intervention dans son application métier est à la fois plus rapide et moins contraignante.

Les managers opérationnels ayant autre chose à faire que suivre minute par minute les déplacements de leurs équipes pour s’assurer qu’elles sont bien là où elles doivent être, ils peuvent recevoir uniquement les notifications attestant un retard significatif par rapport au planning initial et ayant des conséquences sur les rendez-vous suivants. Les clients concernés par l’entreprise – par un appel ou un SMS – du retard ou, le cas échéant, du report de la visite/intervention/livraison. Cela évite aux techniciens et aux livreurs, d’une part, de perdre du temps en cherchant eux-mêmes à contacter les clients et, d’autre part, de prendre des risques inutiles sur la route en essayant de combler leur retard.

Une plus grande réactivité face aux urgences

Le suivi en continu des équipes sur le terrain renforce la capacité de l’entreprise à prendre en charge les urgences de ses clients, en perturbant le moins possible les plans de tournées établis. Si les véhicules et/ou les techniciens en service sont géolocalisés, il est très facile de repérer sur la carte l’équipe qui peut arriver chez le client dans les meilleurs délais – en tenant compte non seulement de la distance, mais aussi des conditions de circulation et de critères supplémentaires tels que les compétences des techniciens, la présence de l’outillage nécessaire à bord du véhicule et la durée prévue de l’intervention en cours. Si l’équipe A est la plus proche du site du client mais vient de commencer une intervention qui doit durer 1h30, mieux vaudra dépêcher sur place l’équipe B qui est certes plus éloignée mais qui est en train de terminer une visite de maintenance. Le plan de tournée de l’équipe B sera automatiquement réajusté pour intégrer cette urgence, charge au service client ou au centre d’appels de prévenir les clients impactés par ce changement. Tous les clients de l’entreprise étant géolocalisés, l’équipe concernée se verra conseiller le meilleur itinéraire pour arriver au plus vite chez le client depuis l’endroit où elle se trouve.

Une information en temps réel des clients

Un client confronté à une urgence ou à un sinistre ou attendant une livraison à domicile sera moins enclin à s’impatienter et à s’inquiéter s’il peut suivre en temps réel l’approche du véhicule et avoir une estimation fiable de son heure d’arrivée. Cette utilisation des données de géolocalisation a fait le succès d’applications grand public comme Uber et Deliveroo. Les solutions d’optimisation de tournées développées par GEOCONCEPT permettent à toutes les entreprises d’accéder à ce type de fonctionnalités non seulement pour rassurer leurs clients le jour J, mais aussi – – pour s’assurer en amont, typiquement par l’envoi d’un SMS de rappel la veille, qu’ils seront bien présents à l’heure dite pour recevoir le livreur ou le technicien. Si tel n’était pas le cas, les plannings seraient actualisés de façon à éviter aussi bien les temps morts que les déplacements inutiles.

Des plans de tournées plus réalistes

L’analyse régulière des données de géolocalisation remontées par les applications métiers mobiles permet dans un deuxième temps aux équipes en charge de la planification, d’affiner les paramètres de calcul des tournées. La comparaison entre les tournées planifiées et celles qui ont été effectivement réalisées leur permettra d’identifier des difficultés récurrentes dues, par exemple, à une sous-évaluation de certains temps de parcours à certaines heures de la journée pour cause d’embouteillage. Connaissant le temps de trajet entre deux lieux d’intervention, l’heure d’arrivée et de départ de l’équipe sur chaque site ainsi que les types d’intervention réalisées, les planificateurs pourront également revoir à la hausse ou à la baisse la durée théorique de chaque catégorie d’intervention. Les tournées calculées avec ces nouveaux paramètres tiendront mieux compte des contraintes opérationnelles que les précédentes et permettront de fournir aux équipes de terrain des plannings réalistes, minimisant les temps de trajet, tenant vraiment compte des temps d’intervention et évitant, de ce fait, des retards chez les clients et des journées de travail à rallonge.

Ce type de résultats ne peut être obtenu qu’avec qui communiquent bien entre eux et capables d’utiliser les données de géolocalisation aussi bien en temps réel, pour des ajustements au fil de l’eau, qu’en différé dans une logique d’amélioration continue.

Une utilisation très encadrée

La mise en place d’un système de géolocalisation dans une entreprise, y compris à des fins de rationalisation et d’optimisation de l’activité des salariés, est encadrée par la CNIL, le RGPD, le droit du travail et une jurisprudence de plus en plus étoffée. L’entreprise en tant qu’employeur a pour obligation de :

• Définir l’objectif de la géolocalisation. Il est interdit d’y recourir pour vérifier que les salariés respectent les limitations de vitesse, pour contrôler le temps de travail des VRP et pour contrôler les déplacements des salariés en dehors de leurs temps de travail lorsqu’ils utilisent à titre privé un véhicule de l’entreprise équipé d’un boitier de géolocalisation. Le boitier doit en outre pouvoir être désactivé par le salarié en dehors de ses heures de travail. La géolocalisation du téléphone personnel des salariés est totalement proscrite.
• Consulter les représentants du personnel et le CSE afin de recueillir leurs avis. Il est à noter qu’un avis négatif du CSE n’empêche pas la mise en place du système de géolocalisation.
• Informer individuellement tous les salariés concernés avant la mise en place du système (courrier, e-mail, note ou réunion d’information). L’introduction de la géolocalisation peut faire l’objet d’un avenant au contrat de travail.
• Déclarer la géolocalisation dans le registre RGDP de l’entreprise, en précisant les objectifs, les données collectées, les destinataires de ces données, les traitements envisagés et la durée de conservation des données. Celle-ci ne peut pas excéder 2 mois.
• Assurer la sécurité et la confidentialité des données, depuis leur acquisition jusqu’à leur destruction, comme pour toute autre information à caractère personnel détenue par l’entreprise.

Comme on le voit, les salariés sont beaucoup plus protégés contre les utilisations abusives de la géolocalisation que lorsqu’ils utilisent à titre privé certaines applications grand public qui les géolocalisent à des fins plus que discutables, mais dont ils ont pourtant accepté les conditions d’utilisation sans sourciller – et bien sûr sans les lire…